Dashboards em Excel: 10 argumentos a favor

Numa definição simples, um dashboard é uma representação (sobretudo) gráfica de um conjunto de indicadores organizacionais num ecrã de computador e que, de forma imediata, permite monitorizar os resultados do processo representado.

Vê alguma coisa nesta definição que diga que um dashboard deve ser elaborado com recurso a uma ferramenta complexa, pesada, com elevados custos de desenvolvimento e manutenção? Eu também não vejo. Em contrapartida, vejo diversas vantagens, para pequenas e médias organizações, na utilização de folhas de cálculo, como o Excel, para implementação de dashboards:

1. Custos. Quando o dashboard está associado a uma solução de business intelligence o custo total (licenças, desenvolvimento, manutenção…) é incomportável para muitas organizações. No caso do Excel, uma parte desses custos já foi suportada, e os custos de desenvolvimento são bastante menores: um dashboard em Excel pode viver apenas de fórmulas, sem uma única linha de programação;
2. Prazos. Montar um dashboard em Excel é muito mais rápido que com as outras soluções mais pesadas;
3. Flexibilidade de desenho. Não há limitações significativas quanto ao que se pode colocar na folha de cálculo (e onde se põe), ao contrário da estruturação imposta por outras aplicações;
4. Flexibilidade de objectivos. É possível desenvolver dashboards em Excel para um grande leque que necessidades das organizações;
5. Trabalho sobre ferramentas de business intelligence existentes. Vários vendedores, como a Cognos, já se renderam à evidência de que necessitam de alguma forma de interface com o Excel e que o Excel pode substituir com vantagens os seus ridículos interfaces proprietários (a minha experiência diz-me que o “add-in” de Cognos para Excel funciona miseravelmente, mas essa é outra questão);
6. Acesso a grande variedade e quantidade de dados. Uma folha de cálculo não é uma base de dados nem lhe devem ser exigidas essas funcionalidades. O limite de cerca de 65 mil linhas até à versão 2003 mostra isso mesmo. Isto não significa que o Excel não possa ter acesso a mais do que este limite (usando uma tabela dinâmica para aceder a uma base de dados externa, por exemplo);
7. Ambiente familiar. O Excel é uma aplicação familiar para a maioria dos utilizadores, pelo que não são retirados da sua zona de conforto.
8. Integração com outras ferramentas de Office. Certas tarefas, como copiar um gráfico do dashboard para uma apresentação de Powerpoint, não necessitam de formação adicional, porque já fazem parte da rotina dos utilizadores;
9. Acesso offline. Ao contrário das outras aplicações, que por natureza têm um acesso online (intranet ou rede da organização), um dashboard em Excel pode em geral ser utilizado offline copiando o ficheiro para o disco local;
10. Melhores gráficos. Custa-me dizer bem dos gráficos de Excel, mas em geral são de facto melhores que aqueles que podemos encontrar nas aplicações de dashboard. Além disso, nestas aplicações as opções de formatação são escassas e proíbem certos usos criativos, enquanto facilitam outros usos que degradam a compreensão dos dados.

Claro que estes argumentos não são aplicáveis a todas as situações. Claro que a partir de um determinado volume de dados pode esquecer o Excel. Claro que o Excel tem algumas idiossincrasias que nos faz arrancar os cabelos. Claro…

Mas também é claro que podemos criar um dashboard em Excel equivalente ou superior a outras soluções mais pesadas. Para uma pequena ou média organização esta deve ser uma opção a considerar, contra todos os argumentos comerciais dos vendedores de soluções proprietárias. Mesmo em certas áreas das grandes organizações, em que o custo de desenvolvimento de um dashboard para monitorização de um processo secundário poderia ser excessivo tendo em conta a relevância do processo, o Excel pode ser uma boa alternativa.

E se o seu orçamento é mesmo muito limitado, pode usar outras folha de cálculo.

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