Um dashboard é uma excelente ferramenta de análise gráfica de informação de negócio e KPI. Mas a tendência corrente é para a oferta de dashboards com gráficos tão vistosos quanto inúteis. O gestor deve ter o cuidado de avaliar se a representação gráfica tem mais valias na compreensão da informação e no suporte ao processo de decisão.
Tomemos como exemplo um livro que saiu recentemente na colecção “… for Dummies” (”… para Totós” na versão portuguesa) sobre Crystal XCelcius. Para quem não sabe, o Crystal XCelcius ocupa na visualização de informação o papel da imprensa cor-de-rosa na imprensa. O autor apresenta aqui um exemplo do que pode ser feito num dashboard (é suposto que o utilizador seleccione um nome para analisar as suas avaliações):
Para os totós que não perceberam qual é o problema eu vou explicar, devagarinho. Este não é um exemplo simplificado. Isto é de facto um dos usos típicos desta aplicação. Desenhar algo semelhante tem uma relação custo/benefício a tender para o infinito e deve ser motivo para testes de rastreio de estupefacientes aos utilizadores. Compare com uma singela versão dos mesmos dados em Excel, nem sequer muito sofisticada:
Agora responda a estas questões:
- Qual é a avaliação de Mike em “Leadership”?
- Qual é o perfil mais positivo, o de Mike ou o de Clark?
- Qual é o peso das avaliações negativas na equipa?
Só a primeira questão é facilmente respondida pelo Crystal XCelsius. A segunda é difícil porque precisamos de guardar um perfil em memória para comparar com o outro. A terceira é praticamente impossível de responder. No entanto, a tarefa não tem qualquer dificuldade quando usamos a versão em Excel. No site é dito que o Crystal XCelsius é a aplicação com maior crescimento nas soluções para dashboards. Isto significa que a) há demasiados totós a comprar soluções para dashboards e b) há demasiados gestores que não sabem para que serve a informação que compram e não têm qualquer retorno do investimento que fizeram.
Mas os gráficos são giros.
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Caro colega, entendo sua observação porém discordo da sua conclusão ou do autor do livro. Coordeno a implnatação de um dashboard na empresa de telecom que trabalho e posso dizer com segurança que a ferramenta não é culpada do sucesso visual de um indicador ou do seu fracasso.
Já vi coisas maravilhosas e coisas vergonhosas serem feitas no excell, no cristal e até mesmo em um cognus.
A grande questão é se quem está especificando sabe:
1) O que realmente se quer controlar - a sua planilha excell não explica com exatidão quem está bem ou com baixo desempenho, temos lá os dados porém não a análise ou os tão dofíceis de criar “indicadores” são dados.
2) A pessoa conhece as opções para escolher um melhor modelo? sem pessoas preparadas não existirá grafico, indicador ou relatório eficiente.
3) A solução apresenta consistência matemática? já vi indicadores lindos porém sem nenhuma consistência matemática.
4) A ferramenta usada permite a diseminação da informação de forma segura e controlada? permite as funções matemáticas necessárias? é leve?
Em resumo, tem que haver uma área dentro da empresa responsável por escutar dos usuários suas necessidades de resposta e que tenha vivência geral da empresa e conhecimento prático para criar um indicador, gráfico ou relatório que verdadeiramente responda a pergunta de forma conclusiva e consistente. Essa área eu chamo de Inteligência da Informação e é esta mesma área que deveria realizar a gestão da feramenta e dos indicadores. É importante notar que a feramenta tem que acompanhar os objetivos do painel de indicadores e sendo assim deve permitir a inserção de funções matemátcas sofisticadas, deve ser leve e apresentar um font end amigável, porém deve apresentar um estrutura de segurança lógica e de acesso muito elaborada. Um excell com informações estratégicas é um perigo e pouco eficiente quando temos que compartilhar a informações.
Ter a ferramenta é um terço do problema, temos que saber o que e como fazer e ainda garantir a existência das informações estratégicas que dão consistência ao indicador.
Sílvio
Concordo globalmente consigo. Há no entanto alguns pontos que gostaria de sublinhar:
1) A manipulação que se pode fazer dos gráficos em Excel é superior à que se consegue na maioria das outras aplicações que referiu. É possível por isso obter um resultado mais próximo do que temos em mente (quando ultrapassamos os limites dos gráficos mais simples);
2) O Excel é por vezes o refúgio dos que se sentem frustrados por os sistemas globais da organização não terem capacidade de resposta adequada às suas necessidades.
3) É a utilização que damos às ferramentas que as definem, mas cada uma tem programada uma filosofia básica da qual não podemos fugir. Se uma ferramenta acentua o estilo, será mais difícil criar algo com muita substância, e vice-versa. Portanto, temos de assegurar em cada projecto que, o que defendemos como boas práticas, está em linha com as aplicações utilizadas.
4) É necessário dizer claramente aos utilizadores que o seu conhecimento do negócio é essencial, mas quem lidera os projectos de dashboard tem de encontrar as melhores soluções técnicas para responder às necessidades. Muitas vezes os utilizadores propõem algo que viram numa revista porque é muito vistoso mas que é inaplicável ou dá respostas medíocres na realidade concreta.